Dalam perniagaan, kita selalunya perlu mempercepatkan perbualan dan transaksi dengan pelanggan.Tetapi beberapa pintasan perbualan tidak sepatutnya digunakan.

Terima kasih kepada teks, akronim dan singkatan adalah lebih biasa hari ini berbanding sebelum ini.Kami hampir sentiasa mencari jalan pintas, sama ada kami menghantar e-mel, berbual dalam talian, bercakap dengan pelanggan atau menghantar mesej kepada mereka.

Tetapi terdapat bahaya dalam bahasa yang disingkatkan: Dalam banyak kes, pelanggan dan rakan sekerja mungkin tidak memahami versi yang lebih pendek, menyebabkan salah komunikasi dan terlepas peluang untuk mencipta pengalaman yang hebat.Pelanggan mungkin berasa seperti anda bercakap di atas, di bawah atau di sekeliling mereka.

Pada peringkat perniagaan, "bual teks" dilihat sebagai tidak profesional dalam hampir setiap situasi di luar gurauan telefon mudah alih yang mesra.

Malah, komunikasi bertulis yang tidak baik dengan pelanggan dan rakan sekerja malah boleh menjejaskan kerjaya, kajian Pusat Inovasi Bakat (CTI) mendapati.(Nota: Apabila anda mesti menggunakan akronim, ayat sebelumnya ialah contoh cara melakukannya dengan baik. Rujuk nama penuh pada sebutan pertama, letakkan akronim itu dalam kurungan dan gunakan akronim sepanjang mesej bertulis yang lain.)

Oleh itu, dalam hal berkomunikasi dengan pelanggan melalui mana-mana saluran digital, berikut ialah perkara yang perlu dielakkan:

Ceramah teks yang ketat

Banyak perkataan yang dipanggil telah muncul dengan evolusi peranti mudah alih dan mesej teks.Kamus Inggeris Oxford telah mengiktiraf beberapa singkatan teks biasa seperti LOL dan OMG.Tetapi ini tidak bermakna mereka OK untuk tujuan komunikasi perniagaan.

Elakkan singkatan yang paling biasa digunakan dalam mana-mana komunikasi elektronik:

• BTW - "Dengan cara mereka"
• LOL – “Ketawa terbahak-bahak”
• U – “Awak”
• OMG - "Ya Tuhanku"
• THX – “Terima kasih”

Nota: Oleh kerana FYI wujud dalam komunikasi perniagaan lama sebelum pemesejan teks, sebahagian besarnya, ia masih boleh diterima.Selain daripada itu, nyatakan apa yang anda ingin nyatakan.

Istilah yang tidak jelas

Sebut atau tulis ASAP, dan 99% orang memahami maksud anda "secepat mungkin."Walaupun maknanya difahami secara universal, ia sebenarnya bermakna sangat sedikit.Pendapat seseorang tentang ASAP hampir selalu berbeza dengan orang yang menjanjikannya.Pelanggan sentiasa mengharapkan ASAP menjadi lebih pantas daripada apa yang boleh anda sampaikan.

Begitu juga dengan EOD (akhir hari).Hari anda mungkin berakhir lebih awal daripada pelanggan.

Itulah sebabnya ASAP, EOD dan akronim samar-samar lain ini harus dielakkan: NLT (selewat-lewatnya) dan LMK (beritahu saya).

Jargon syarikat dan industri

"ASP" (harga jualan purata) mungkin sama popular di sekitar tempat kerja anda seperti perkataan "rehat makan tengah hari."Tetapi ia mungkin tidak bermakna kepada pelanggan.Sebarang jargon dan singkatan yang biasa kepada anda — daripada perihalan produk kepada agensi pengawasan kerajaan — selalunya asing kepada pelanggan.

Elakkan menggunakan jargon semasa bercakap.Apabila anda menulis, walau bagaimanapun, adalah OK untuk mengikuti peraturan yang kami nyatakan di atas: Eja pada kali pertama, letakkan singkatan dalam kurungan dan gunakan singkatan apabila disebut kemudian.

Apa nak buat

Bahasa pintasan — singkatan, akronim dan jargon — dalam mesej teks dan e-mel adalah OK dalam beberapa situasi yang terhad.Hanya ingat garis panduan ini:

Hanya tulis apa yang anda akan katakan dengan lantang.Adakah anda akan bersumpah, berkata LOL atau berkongsi sesuatu yang sulit atau peribadi dengan rakan sekerja atau pelanggan?Mungkin tidak.Jadi jauhkan perkara itu daripada komunikasi profesional bertulis juga.

Perhatikan nada anda.Anda mungkin mesra dengan pelanggan, tetapi anda mungkin bukan kawan, jadi jangan berkomunikasi seperti yang anda lakukan dengan rakan lama.Selain itu, komunikasi perniagaan harus sentiasa terdengar profesional, walaupun antara rakan.

Jangan takut untuk menelefon.Idea mesej teks dan, dalam kebanyakan kes, e-mel?Keringkasan.Jika anda perlu menyampaikan lebih daripada satu pemikiran atau beberapa ayat, anda mungkin perlu membuat panggilan.

Tetapkan jangkaan.Beritahu pelanggan bila mereka boleh mengharapkan balasan teks dan e-mel daripada anda (iaitu, adakah anda akan membalas pada hujung minggu atau selepas waktu kerja?).

Salin daripada Sumber Internet